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Cómo tener una reunión de negocios exitosa
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Cómo tener una reunión de negocios exitosa

Para muchos las reuniones de negocios o de oficina pueden llegar a ser una tarea tediosa, pero de la que no se puede escapar para que la labor de un departamento o equipo de trabajo sea productiva y eficiente.

La escritora Karen Dillon, de la revista Harvard Business Review, encontró que las reuniones son parte integral de la vida de una oficina, más allá de su labor específica en los negocios, sino también por su influencia en la interacción con los compañeros de trabajo.

Sin embargo, ¿cómo lograr que una reunión de trabajo llegue a sus metas y sea productiva?

Dillon señala que muchas veces las reuniones son “cronófagas” (es decir que “consumen mucho tiempo”) y por el contrario, éstas deberían ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia.

  1. Antes de la reunión
    Debes delimitar el propósito de la junta para evitar reuniones sin sentido: responde ¿Cuál es el objetivo de la reunión?, ¿Una teleconferencia o correo electrónico general sería suficiente?, ¿Podría ser sustituida por una reunión virtual (Internet)?
    Número y capacidad de los participantes: Es conveniente reducir el número de los participantes para evitar reducir la eficiencia de la reunión. No es recomendable tener juntas masivas cuando tres o menos personas pueden manejar un tema.
    Duración: idealmente, una reunión no debería durar más de 2 horas.
    Agenda: la agenda delimita la programación del trabajo en temas correctamente formulados.
    Fecha y reserva de la sala: la fecha de la reunión deberá establecerse con 15 días de anticipación, como mínimo, para que puedan enviarse los avisos a los participantes en un plazo razonable y para pulir detalles como conexión de internet, aperitivos, baños, etcétera.
  2. Durante la reunión
    Discusiones en mesa redonda: este tipo de conversaciones permiten poner en común los temas a tratar y saber cómo perciben un tema los demás asistentes.
    Elección de un secretario: esta persona será la encargada de formar un borrador de las minutas de la junta.
    Resumen de los temas ya tratados: en caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar la memoria de los participantes.
    Informe de decisiones: este documento es creado en forma colectiva por todos los participantes a través de sus aportaciones y de las ideas surgidas de la reunión.
    Fecha de la siguiente reunión: sería importante aprovechar la presencia de los participantes para acordar una fecha para la siguiente reunión que resulte conveniente para todos.
  3. Después de la reunión
    Minuta: es importante establecer en papel los resultados de la junta mientras se tenga fresca la reunión. Esta debe incluir el tema de la reunión, fecha de la junta, participantes (y personas ausentes con aviso), orden del día, resumen de cada tema del orden del día, informe de las decisiones.
    Distribución de las notas: es indispensable que todas las personas interesadas en los temas tocados en la junta, hayan asistido o no, reciban una copia física y otra digital de las minutas de la reunión para que conozcan cuáles son los avances a los que se llegaron qué queda pendiente y cuándo será la próxima cita.

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18 junio, 2010 at 20:51

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